Nouvelle loi sur la protection des données (nLPD)
Créée le 22.08.2023
Memento — document d’aide non exhaustif, non contractuel. Entrée en vigueur de la nLPD au 1er septembre 2023. Version du 22 août 2023.
Définitions
Que signifie « traiter des données » ?
Un traitement de données est toute manipulation ou utilisation de données, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation ou toute autre forme de mise à disposition.
Attention : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions.
Qu’est-ce que la protection des données ?
La protection des données a pour but de protéger les droits de la personnalité et la vie privée. Toute personne a le droit de déterminer elle-même si, et dans quel but, les données la concernant peuvent être traitées. La protection des données octroie par ailleurs à l’individu des droits applicables. Une personne a notamment le droit de savoir quelles données la concernant sont traitées.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique peut être identifiée :
- directement (ex. : nom et prénom) ;
- indirectement (ex. : un numéro d’adhérent, un numéro de téléphone ou de plaque d’immatriculation, le numéro AVS, une adresse postale ou courriel, mais aussi la voix ou la photo d’une personne).
Attention : des coordonnées d’associations (par exemple, l’association « Colonie de vacances A » avec son adresse postale, le numéro de téléphone de son standard et un courriel de contact générique) ne sont pas des données personnelles.
Cadre légal
La nouvelle loi sur la protection des données est entrée en vigueur le 1er septembre 2023. Les modifications apportées visent à garantir plus de transparence et à se rapprocher du nouveau droit de l’UE. Elle améliore le traitement des données personnelles et accorde de nouveaux droits aux citoyen-nes suisses. Ce changement législatif important s’accompagne également d’un certain nombre d’obligations pour les organismes.
Recommandations du GLAJ-GE
Pour permettre à votre organisation de se conformer à la nouvelle législation, le GLAJ-GE a rassemblé quelques conseils :
- Ne recueillez que les données qui sont utiles et destinées à des finalités déterminées.
- Veillez à la sécurité des données : elles doivent être protégées contre l’accès de tiers et la perte.
- Définissez une procédure de gestion des données au sein de votre organisme et nommez un-e délégué-e à la protection des données.
- Chaque personne a le droit de savoir quelles sont les données enregistrées à son sujet : l’organisation doit toujours fournir des informations sur les données enregistrées concernant ses membres.
- Chaque personne a le droit de faire effacer ses données.
- Traitez avec une attention particulière les données sensibles (orientation politique, religion, santé, données génétiques, mesures d’aide sociale, poursuites ou sanctions pénales). Ces données bénéficient d’une protection plus stricte et ne peuvent pas être partagées. Si la nécessité de traiter de telles données se présente, une analyse d’impact doit être réalisée selon la nLPD.
- Les données doivent immédiatement être détruites dès que l’objectif pour lequel elles avaient été récoltées a été atteint. Par exemple, à l’issue d’une procédure de candidature, il faut supprimer les dossiers des personnes qui n’ont pas obtenu le poste.
- Si des cookies ou des plugins sociaux sont utilisés sur le site internet, il est indispensable d’insérer une bannière qui explique clairement les outils utilisés. Les organismes en contact avec des citoyen-nes de l’UE doivent par ailleurs respecter des exigences plus strictes : les cookies ne peuvent être recueillis qu’en cas d’accord explicite (opt-in) et les utilisateur-rices doivent avoir la possibilité de choisir les catégories de cookies.
- Si vous partagez des photos sur le site internet ou dans les médias sociaux, ou si vous entendez rendre publiques toutes autres données personnelles, il faut auparavant demander un consentement écrit (voir la fiche du GLAJ-GE sur le droit à l’image).