Fiche pratique à destination des associations organisatrices de camps ou séjours de vacances distribuant/transformant des denrées alimentaires.
Introduction
Cette fiche vise à présenter les différentes mesures administratives, juridiques et financières que peut mettre en place une association pour protéger la personne responsable de la sécurité alimentaire (RSA) dans l’exercice de ses fonctions. Elle rappelle également les responsabilités qui pèsent sur cette personne, afin de mieux comprendre les enjeux et de garantir un encadrement sécurisé, valorisant et clair. En mettant en œuvre ces mesures, l’association démontre son engagement à protéger la personne RSA tout en assurant une sécurité optimale pour tous-tes.
Rôles et responsabilités
Responsable de la sécurité alimentaire
En tant que responsable de la sécurité alimentaire, cette personne a une obligation de diligence vis-à-vis :
- de la sécurité des denrées alimentaires ;
- des personnes qui en consomment (enfants, jeunes, équipes) ;
- des équipes bénévoles ou salariées qu’elle encadre.
Sa responsabilité personnelle peut être engagée en cas d’incident sanitaire, même si elle a suivi les formations nécessaires, appliqué les procédures et sensibilisé les moniteur-trices du terrain. Il est donc essentiel que l’association mette en place des dispositifs pour la soutenir et la protéger.
Moniteur-trices
Les jeunes sont également responsables de leurs propres actions. En cas de négligence de leur part, leur responsabilité pourrait être engagée. Il est crucial que la personne responsable de la sécurité alimentaire les prépare adéquatement à leurs fonctions, via des procédures écrites, des conventions d’engagement signées indiquant clairement leurs responsabilités, etc.
Mesures de protection et de valorisation
1. Assurances
- Responsabilité civile professionnelle : l’association doit souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle.
- Il est essentiel de bien vérifier ce qui est couvert par l’assurance. Il est recommandé de contacter l’assureur pour lui fournir les bases légales et l’informer des règlements pouvant engager la responsabilité de l’association ou de ses membres. Cela garantit une défense adéquate sans augmenter les primes.
- Protection juridique pour l’association : l’association peut également mettre en place une assurance de protection juridique pour elle-même, ou prendre en charge celle de l’employé-e durant son engagement.
2. Soutien juridique et financier
- Assistance juridique : l’association devrait offrir une assistance juridique à la personne responsable en cas de contrôle ou de poursuites.
- Prise en charge des frais de plainte : formaliser un engagement écrit de l’association à couvrir les frais liés à une plainte ou à des poursuites judiciaires à l’encontre du ou de la responsable de la sécurité alimentaire, mais également des moniteur-trices bénévoles.
- Délégation de responsabilité : selon la taille de l’association et le nombre d’activités, il est recommandé de désigner une personne supplémentaire, formée par un organe de formation reconnu par le SCAV, pour garantir une continuité de la couverture en cas d’absence de la personne responsable ou d’un très grand nombre d’activités.
3. Soutien financier
- Fonds de soutien : il est possible pour l’association de mettre en place un fonds pour couvrir les amendes ou frais juridiques potentiels.
- Budget dédié : intégrer les charges liées à la sécurité alimentaire au budget pour financer les mesures de soutien, les formations et les assurances.
4. Sensibilisation et formation des bénévoles
- Convention d’engagement des moniteur-trices : définir clairement le rôle des bénévoles / équipes de terrain et les attentes de l’association, notamment concernant le respect des procédures de sécurité.
- Mentionner l’importance de l’hygiène et de la sécurité alimentaire dans les conventions d’engagement pour sensibiliser chaque mono à sa responsabilité individuelle.
- Information et sensibilisation : fournir aux moniteur-trices les outils et informations nécessaires pour garantir l’application des normes de sécurité alimentaire et assurer le bon déroulement des activités.
- Formation des moniteur-trices : assurer des formations régulières sur les règles d’hygiène et les obligations légales, avec des rappels fréquents pour maintenir une vigilance constante et réduire les risques.
- Sensibilisation aux risques juridiques : informer les bénévoles/moniteur-trices des risques associés à la sécurité alimentaire, notamment en cas de non-respect des normes.
- Instructions claires et documents de référence : fournir des instructions précises et détaillées aux moniteur-trices, en utilisant les documents élaborés par le GLAJ-GE et la Charte. Cette démarche inclut une évaluation des risques, l’utilisation du guide des bonnes pratiques, de feuilles médicales et la mise en place d’un système d’autocontrôles.
5. Convention de partage des responsabilités
La mise en place d’une convention entre le ou la responsable de la sécurité alimentaire et l’association est essentielle pour clarifier les rôles et responsabilités de chaque partie, éviter les ambiguïtés et garantir un soutien adéquat. Elle définit les obligations spécifiques du ou de la responsable et précise les ressources et l’accompagnement fournis par l’association. Cette convention encadre la responsabilité personnelle de la personne responsable, en établissant les limites de son engagement et en réduisant les risques juridiques en cas d’incident. Elle favorise également la confiance et un cadre de collaboration transparent.
Suggestions pour la convention :
- Définition claire des rôles et des responsabilités : préciser que la responsabilité pénale est individuelle, tout en définissant la responsabilité de l’association en cas de poursuites. Souligner qu’une plainte pénale ne peut être déposée contre l’association en tant que personne morale pour des actes individuels. Définir clairement les fonctions et obligations de la personne RSA ainsi que le rôle du comité / de l’association.
- Limites de l’engagement de la personne RSA : encadrer la responsabilité du ou de la RSA, en précisant les limites de son engagement et en garantissant sa protection en cas de litige, si les procédures ont été suivies. Intégrer des clauses stipulant que la personne responsable ne peut être tenue responsable des manquements résultant d’un tiers si les procédures ont été suivies.
- Engagements de l’association : formation prise en charge financièrement et effectuée sur le temps de travail ; soutien juridique et financier en cas de manquement collectif ou organisationnel (à condition que la personne RSA ait agi conformément aux procédures établies) ; engagement à souscrire des assurances adaptées ; valorisation financière possible (prime, bonus, valorisation salariale) liée à la prise de risque.
- Assurances : mentionner précisément les couvertures d’assurances et les limites de leur couverture.
- Entrée en vigueur de la convention, date, for juridique et signatures des deux parties.